Fehler im Projektmanagement vermeiden

1. Das Angebot

Der Kunde passt perfekt, das Projekt klingt spannend und wäre ein toller Gewinn fürs Portfolio. Viel Budget ist nicht da, also geben wir ein besonders günstiges Angebot ab. Schließlich haben wir ja Erfahrung und wissen, wie man ein Projekt effizient durchführt.

LEKTION 1 Ideallinie fahren klappt nicht
Die Idee, ein zu kleines Budget durch Effizienz und Schnelligkeit auszugleichen, ist eine blöde Idee. Denn in den seltensten Fällen kommt man auf der Ideallinie durch die Kurve. In der Realität sind die Straßenverhältnisse nur durchschnittlich gut und man muss die Geschwindigkeit reduzieren. Ohne Puffer wird ein Projekt finanziell nicht profitabel werden.

2. Die Zeitplanung

Die Zeiterfassung läuft zwar immer mit, aber es ist nicht definiert, welche Teilschritte wann erreicht werden sollen. So fehlt uns und dem Kunden die Orientierung.

Eines unserer letzten Projekte erstreckte sich beispielsweise über drei Jahre, geplant waren 6 Monate. Je länger das Projekt lief, desto mehr Kosten für Projektmanagement liefen auf und auch andere Kosten gerieten unter Druck.

LEKTION 2 Kein Projekt ohne Zeitplan
Für jedes Projekt muss es eine Zeitplanung geben. Die Planung wird im Kalender oder im Projektmanagement-Tool festgehalten. 
Diese Planung kann zunächst nur intern sein, aber in dem Moment, wo etwas aus dem Ruder läuft, kann ich reagieren.

Auch feste Abrechnungszeiträume sind wichtig (monatlich, alle zwei Monate). So kann ich den Status jedes Projektes in regelmäßigen Abständen überprüfen. Sind wir noch im Plan? Wie viel vom Budget haben wir bisher verbraucht? Sind Anforderungen dazugekommen, die im Budget noch nicht eingeplant sind? Welches Budget setzen wir dafür an, wie priorisieren wir die neuen Aufgaben?

3. Die Kapazitäten auf Kundenseite

Eine Webseite entsteht immer im Team. Zum Team gehören nicht nur die Designer und Entwickler der Agentur, auch die Ansprechpartner auf Kundenseite sind Teil davon.
Kunden-Teams sind sehr unterschiedlich aufgestellt: Bei einer Firma, die einen großen Online-Shop unterhält, arbeite ich mit einer Gruppe von erfahrenen Online-Redakteuren zusammen. Das ist aber eher die Ausnahme, häufig trägt eine/r allein die gesamte Verantwortung.

LEKTION 3 Kapazitäten realistisch einschätzen
Es ist wichtig, ein klares Bild davon zu haben, wieviel das Team auf Kundenseite leisten kann. Die Projektmanager dort bringen unterschiedliches Vorwissen mit, müssen sich zeitweise um andere Aufgaben kümmern oder sind längere Zeit abwesend. Dadurch können Verzögerungen entstehen.

4. Die Lernkurve

Oft ist die alte Webseite schon etwas in die Jahre gekommen und das Redaktionssystem, mit dem der Kunde bisher gearbeitet hat, stammt aus einer anderen Zeit. WordPress ist für viele Kunden eine neue Erfahrung.

LEKTION 4 Zeit zum Lernen muss sein
Je nachdem, wie viel Vorwissen der Kunde mitbringt und welchen Lerntyp man vor sich hat, fließt ein erheblicher Teil des Projektmanagements in die Behandlung grundsätzlicher WordPress-Fragen. Auch das ist ein Faktor, der sich in den Kosten bemerkbar macht.

5. Texte und Bilder

Manche Kunden haben zwar ausreichend Textmaterial in der Schublade, aber oft fehlt die Struktur. Ein großer Teil der Arbeit an den Inhalten fließt daher in das Ordnen, Sortieren und Gewichten von Inhalten.
Und Texte müssen produziert werden. Texte, die den richtigen Ton treffen und die Zielgruppe ansprechen. Dafür braucht es Erfahrung und handwerkliches Können.

LEKTION 5 Gute Inhalte fallen nicht vom Himmel
Für Texte und Bilder müssen personelle und finanzielle Ressourcen vorhanden sein, entweder auf Agenturseite oder auf Seiten des Kunden.