Zeitmanagement-Tools für Webdesigner

Dieser Artikel ist ursprünglich am 15. 12. 2011 erschienen.
Das ist eine ganze Weile her. Der Inhalt ist wahrscheinlich nicht mehr aktuell.

Für mich als Freiberuflerin ist es sehr wichtig, alle meine Arbeitszeiten kontinuierlich zu erfassen. Denn nichts ist ärgerlicher als eine nicht mitnotierte Zeit, die ich am Ende nicht abrechnen kann. In diesem Artikel stelle ich 3 Web-Apps und 3 Desktop-Apps zur Zeiterfassung vor.

Die Zeiterfassung muss in erster Linie leicht bedienbar sein und sich gut in meinen Arbeitsablauf einfügen. Nur so klappt es mit dem Zeiten Erfassen. Und es gibt ein paar Features, auf die ich nicht verzichten möchte.

A. Ganz wichtig

  1. Eine angenehme Oberfläche.
    Das Interface muss ein klares, übersichtliches Design haben. (Keine bunten Icons, bitte).
  2. Die Projekte müssen unterteilbar sein. Ich erfasse meine Arbeitszeiten nach Kategorien wie z.B. Entwurf, Coding, Korrekturen und rechne auch nach dieser Sortierung ab.
  3. Eine Übersicht über das Projekt muss mit zwei, drei Klicks erreichbar sein.
  4. Sehr hilfreich ist es auch, wenn man ein Budget eingeben und nachverfolgen kann.
  5. Ausgaben für Bildmaterial und Lizenzen sollten getrennt erfassbar sein
  6. Wenn es sich um eine Web-App handelt, sollte es einen kostenlosen Desktop-Client dazu geben. Browserfenster sind zu unhandlich.
  7. Die monatlichen Kosten sollten zwischen 5 und 10 € liegen.
    Für eine Desktop-App liegt die Grenze bei 40 bis 50€.


B. Nett, aber nicht so wichtig

  • Da ich in kleinen, wechselnden Teams arbeite, wäre es schön, wenn man zu manchen Projekten Kollegen einladen könnte. So behält man leichter den Überblick übers Budget.

C. Was ich nicht brauche

  • Es gibt Tools, mit denen man gleich Rechnungen schreiben kann. Dieser Ablauf passt sicher gut, wenn man nach Preisliste arbeitet. Das ist aber bei mir nicht der Fall.
  • Auch eine Kundenverwaltung ist mir nicht so wichtig.
  • Projektmanagement: Die eierlegende Wollmilchsau ist eine schöne Vorstellung, aber ich habe noch kein Tool gefunden, das alles gleich gut macht. Meistens sind solche Alleskönner Feature-Monster, die aufwändig gepflegt und gefüttert werden müssen. Dazu fehlt mir die Geduld.

Web-Apps

WebApps liegen im Trend. Mit ihnen kann man jederzeit auf seine Daten zugreifen und um Backups und Updates muss man sich keine Gedanken machen.  

Toggl

1. Toggl

Toggl erfüllt auf den ersten Blick alle meine Wünsche:
Eine übersichtliche Oberfläche, einen kostenlosen Desktop-Client und die Option, in kleinen Teams zu arbeiten. Aber Toggl hat auch ein paar Mankos.

  • Es gibt keine Möglichkeit, Ausgaben zu erfassen.
  • Die Bedienung des Desktop-Clients ist fummelig: Das Eingabefeld für die Beschreibung der Arbeit ist sehr klein und die Uhr kann man auf unterschiedlichen Wegen starten.
  • Es gibt keine Möglichkeit, Berichte nach Tasks/Ausgaben UND Zeiten sortiert anzeigen zu lassen.

Toggl kostet 5 $ pro Nutzer, 30 Tage kostenloser Probeaccount 

Mite2. Mite

2. Mite ist die Schönheit unter den Zeiterfassungstools. Das Interface ist eine Augenweide – die Optik allein ist schon ein Grund, damit zu arbeiten. Mite bietet alles, was das Herz begehrt: Projekte, Kunden, Aufgaben, Stundensätze, Mitarbeiter.

Kleiner Wermutstropfen: Es gibt keinen kostenlosen Desktop-Client. Man kann sich zwar über das Programm Fluid selbst einen basteln, ganz ruckelfrei funktioniert es damit aber nicht.

Mite kostet 5€ pro Monat, 30 Tage kostenloser Probeaccount 

3. Harvest

Meine neueste Entdeckung ist Harvest. Nach einer Woche Test bin ich schwer beeindruckt. Die App erfüllt bisher als einzige alle meine Wünsche und ist dabei sagenhaft leicht bedienbar. Ich habe noch keine Sekunde nach einer Funktion suchen müssen und alle Abläufe sind vollkommen selbsterklärlich.

Statt eines Desktop-Clients bietet Harvest ein Dashboard Widget (wer benutzt eigentlich sowas?!). Das ist ziemlich unpraktisch, aber man kann sehr einfach aus dem Harvest-Widget eine Desktop-App basteln. Hier wird erklärt, wie das geht.

Update: Ein Mac-Client ist schon in Arbeit. Ein Video dazu gibt es hier.

Harvest kostet 12 $ im kleinsten Paket (bis 3 Nutzer), 30 Tage kostenloser Probeaccount 

Desktop-Apps

Desktop-Apps haben natürlich gegenüber Web-Apps klare Nachteile. Das Programm wohnt nur auf einem einzigen Rechner, das heisst, ein Austausch mit Kollegen ist schon mal nicht möglich. Aber nicht zuletzt aus Kostengründen lohnt es sich, sich die Desktop-Alternativen anzuschauen.

OfficeTime

Mit OfficeTime habe ich sehr lange gearbeitet. Die App funktioniert insgesamt gut, zuverlässig und stabil. Die Optik ist nicht berauschend, aber auch nicht störend. Inzwischen gibt es Clients für iPhone und iPad in einer stark modernisierten Optik. Vielleicht bekommt die Desktop-Version auch bald ein Facelift.

Das Programm hat allerdings eine Schwäche:  Es ist recht umständlich, einen Bericht auszudrucken. Man muss dazu eine Rechnung (invoice) generieren. Dafür wird ein rtf-Template mitgeliefert, das aber selbst mit viel Aufwand nicht gescheit anpassbar ist.

OfficeTime kostet 47$, kostenloser Probeversion, Mac und Windows

timeEdition

timeEdition ist ein komplett kostenloses Tool. Dafür leistet es eine Menge. Besonders die Auswertungfunktion ist sehr schön gelöst, einfacher und übersichtlicher geht es nicht.

Leider fehlt auch hier die Option, externe Kosten zu erfassen. Abgesehen davon wäre timeEdition bei den Desktop-Apps mein Favorit.

Timecop

Timecop ist smart, superschlank und hat eine tolle Optik. Ich hatte das Programm als Ersatz für OfficeTime im Auge, man kann allerdings Projekte nicht in Schritte oder Aufgaben unterteilen.
Wer das nicht braucht, sollte sich das Programm unbedingt anschauen.

Timecop gibt es für 3,99€ im App-Store von Apple