Die Zeichen stehen gut: Der Kunde weiß, dass er eine Website braucht. Und er weiß, dass wir diese Dienstleistung anbieten. Jetzt muss ich ihn nur noch überzeugen, dass wir auch wirklich die Richtigen sind für den Job.
Lange Zeit markierte der Brief mit dem Angebot den ersten Schritt auf dem Weg zu einer neuen Kundenbeziehung. Nachdem es abgeschickt war begann das Warten. Wann meldet sich der Kunde wieder? Wann sollen wir nachfragen? Hat er/sie auch alles richtig verstanden?

Die Vorbereitung

Mit der Zeit haben wir festgestellt, dass dem Angebot etwas vorausgehen muss, damit beide Seiten – wir und der potenzielle Auftraggeber – etwas davon haben. Welche Schritte das sind, ist in diesem Artikel beschrieben.

Dieser Artikel wurde aktualisiert und ergänzt (1. Version vom Januar 2012)

Lässt man die Vorbereitungsrunde aus und stürzt sich gleich auf die Kalkulation, ist die Gefahr groß, dass man sich die Arbeit umsonst macht. Weil wichtige Fragen nicht geklärt sind. Der Budgetrahmen ist so eine Frage: Es macht keinen Sinn, ein detailliertes Angebot über eine vierstellige Summe auszuarbeiten, wenn der Interessent nur 500€ in der Tasche hat.

Die Sache mit den Preisen

Die Entwicklung einer individuellen Website ist keine Ware von der Stange. Zwar kann man auf Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten zurückgreifen, aber letztendlich ist kein Projekt mit dem anderen vergleichbar.
Einem Interessenten, der uns ein paar Stichwörter zuwirft und nach einem Angebot fragt, weil er Preise vergleichen möchte, bekommt eine „Hausnummer“, aber kein ausführliches Angebot. Ohne eine exakte Beschreibung des Projekts wäre das ein reines Ratespiel.

Wir nennen einem potenziellen Auftraggeber eine grobe Schätzung, die Preisspanne, in der sich das Projekt erfahrungsgemäß bewegen wird. Erst wenn die zu seinen Vorstellungen passt, machen wir den nächsten Schritt.
Das ist allerdings nicht die Kalkulation, sondern die Beschreibung des Projekts. Näheres dazu in diesem und in diesem Artikel.

Das Angebot

So, jetzt aber. Wenn die Größenordnung des Budgets abgestimmt ist und alle wissen, was der Auftrag umfassen soll, dann kann es losgehen mit der Kalkulation.
Wir verwenden relativ viel Zeit auf die Ausarbeitung eines Angebots. Das Dokument hat mehrere Seiten, wobei die Tabelle mit den Zahlen den kleinsten Raum einnimmt.

Die Bestandteile des Angebots

  • Worum geht es?
    Wer arbeitet für wen? Was ist der Gegenstand des Projekts, welchen Umfang hat es?
  • Was tut die Website, um den potenziellen Kunden glücklich zu machen?
    Die Antwort darauf muss Teil des Angebots sein. Welchen Nutzen bringt die Website dem Kunden? Wie trägt die Website dazu bei, seine Ziele zu erreichen?
  • Welche Leistungen kann der Kunde erwarten?
    Der Kunde nimmt Geld in die Hand und möchte das Gefühl haben, dass sich das für ihn auszahlt. Das klappt nur, wenn er auch nachvollziehen kann, was da im Angebot steht. Also: Vorsicht mit Fachbegriffen.
  • Was kostet das?
    Welche Arbeiten fallen an und wieviel kosten sie? Alles, was hier nicht genannt wird, ist auch nicht im Angebot enthalten. Es ist also wichtig, präzise Formulierungen zu finden. „Drei Entwürfe“ ist besser als „diverse Entwürfe“.
  • War das alles?
    Gibt es etwas, das Ihr als Dreingabe noch oben drauf legen könnt? Das Bonbon muss nicht groß sein, es zählt die Geste. Jeder Mensch freut sich über ein kleines Geschenk.
  • Was passiert, wenn der Leistungsrahmen ausgeschöpft ist?
    Für zusätzliche Arbeiten, die bei den Leistungen nicht genannt wurden, muss man sich etwas einfallen lassen. In der Regel rechnet man soche Leistungen nach einem festen Stundensatz ab. Wichtig dabei: Rechtzeitig Bescheid geben, wenn der Aufwand aus dem Ruder läuft.
  • Welche Beiträge leistet der Kunde?
    Auch der Kunde muss Aufgaben übernehmen. So ist es zum Beispiel wichtig, dass es einen festen Ansprechpartner gibt, wenn sich das Projekt in einem größeren Unternehmen abspielt.
    Auch braucht die Agentur einiges an Input, z.B. Texte, Bilder und Informationen, die im Projekt verarbeitet werden sollen. Hier ist es hilfreich, genau zu definieren, wie das Material beschaffen sein soll. Welche Formate haben Textdateien, wie groß muss ein Bild mindestens sein, damit es verwendet werden kann, auf welchem Weg passiert die Abstimmung und so weiter.
  • Welche Rechte hat der Kunde am Design?
    Nutzungsrechte sind ein unbequemes Thema. Aber klare Absprachen sind wichtig.
    Meistens hat der Kunde eine Vorstellung, was er mit der Website, dem Flyer oder dem Logo tun will. Diese Vorstellung sollte man schriftlich festhalten. Versäumt man das und es stellt sich später heraus, dass der Auftraggeber etwas ganz vor hat, ist meistens der Designer der Dumme. Nachträglich lässt es sich nur schwer über Rechte verhandeln.
  • Wie sind die Zahlungsmodalitäten?
    Das Honorar sollte in Staffeln zahlbar sein. Der erste Teil ist beim Start des Projekts fällig, der nächste beispielsweise bei Abnahme des Entwurfs und so weiter. So vermeidet man, dass man auf einer nicht beendeten Arbeit sitzenbleibt, weil der Kunde es sich plötzlich anders überlegt hat oder sich nicht mehr meldet.
  • Alles klar?
    Der Kunde hat sein Okay gegeben und es kann losgehen. Fehlt nur noch die Auftragsbestätigung. Wenn der Auftragnehmer seinem Auftraggeber eine Auftragsbestätigung schickt, kommt meines Wissens ein Auftrag zustande.
    Wir bitten unsere Kunden in der Regel um eine kurze Bestätigung per Mail.

Foto: UC Davis College of Engineering on Flickr

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