5 Tipps zum produktiven Arbeiten

Dieser Beitrag ist eine Art ”Note to Self”. Ich arbeite seit vielen Jahren freiberuflich und turbulente Zeiten gehören bei mir zum Alltag. Wenn mal wieder alles auf einmal kommt oder ein Projekt fertig werden muss, versuche ich, ein paar Dinge im Auge zu behalten.

1. Den Tag planen
Mir hilft es sehr, wenn ich einen Überblick darüber habe, was zu tun ist. So muss ich nicht ständig darüber nachdenken, ob ich nicht etwas Wichtiges vergessen habe und ich arbeite mich nicht „fest“ in irgendeinem Detail.
Ich plane meine Woche und meinen Tag mit Trello. Damit kann ich Aufgaben priorisieren und  in sinnvolle und bewältigbare Häppchen aufteilen. Am Abend kann ich den Tag mit einem guten Gefühl abschließen, wenn die ToDos in der „Erledigt“-Liste gelandet sind.

2. E-Mails zu festen Zeiten
Keine E-Mails am frühen Morgen, keine E-Mails am Abend und keine E-Mails am Wochenende. Ich habe festgestellt, dass gerade in stressigen Zeiten die E-Mail Abstinenz am Wochenenden sehr wichtig ist, weil ich sonst gar nicht mehr abschalten kann. Leider klappt das noch nicht immer, aber ich werde besser.
Ich versuche, meine E-Mails zwei- bis dreimal am Tag abzurufen und zu bearbeiten: Am späten Vormittag, am frühen nachmittag und am späteren Nachmittag. Ziel ist immer ”Inbox Zero”, ich lese alle Mails und bearbeite sie.

3. Arbeiten mit der Uhr
Wenn es ganz dick kommt, arbeite ich nach der Uhr. Ich arbeite jeweils 25 Minuten konzentriert an einer Sache. Ohne Ablenkung, also keine Mails, kein Telefon, kein Kühlschrank. Danach kommen 10 Minuten Pause.
Nach drei 25-Minuten-Slots kommt eine längere Pause, die ich nach Möglichkeit nicht am Schreibtisch verbringe.
Auf diese Weise kann ich eine Menge wegarbeiten.

4. Pausen
Pausen sind gerade dann wichtig, wenn man sie aus den Augen verliert und am liebsten Tag und Nacht durchackern möchte. Für kurze Strecken mag das ”Durcharbeiten” angehen, aber schon auf der Mittelstrecke funktioniert es nicht mehr. Ohne Pausen sinkt meine Produktivität rapide und auch die Qualität meiner Arbeit leidet. Das beste Mittel dagegen: Pausen einplanen und eisern einhalten.
Und wenn nichts mehr geht: Aufhören. Schluss für heute.

5. Auszeiten nehmen
Dieser Punkt ist eng verwandt mit dem Thema ”Pausen”. Wir Freiberufler müssen ja für alles selber sorgen, dummerweise auch für unsere Erholungszeiten.
Ein paar Tage Ferien sollten in regelmäßigen Abständen drin sein –und zwar nicht erst dann, wenn man eh schon auf dem Zahnfleisch daherkommt.
Meiner Erfahrung nach funktioniert es am Besten, wenn man Auszeiten langfristig plant und Kunden und Kollegen rechtzeitig mitteilt. So können sich alle darauf einstellen und das schlechte Gewissen hält sich in Grenzen.